Главная » Справочник » Этика государственной и муниципальной службы » Этикетные правила деловой переписки

Этикетные правила деловой переписки

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение.

Наиболее простая структура письма – это наличие двух частей.

В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления письма, а во второй – выводы, просьбы и предложения. Каждое деловое письмо должно быть индивидуально – это непременное условие деловой переписки. Можно утверждать, что переписка – это общение в миниатюре.

Рассмотрим основные требования в вопросе составления письма:

краткость: текст должен занимать 1–1,5 страниц;
четкость и ясность изложения: необходимо избегать в письме многосложных, непонятных и сленговых выражений;
«прозрачность»: из письма должно быть ясно, что за организация, чем занимается, какую имеет деловую репутацию.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей» как состояние конверта или бланка фирмы. Специалисты по деловой переписке делят корреспонденцию на шесть видов: торговые соглашения и сделки, ответные письма-благодарности, поздравления, извинения, требования и запросы, соболезнования.

Служебные записки делятся на три вида: распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы; благодарности и поздравления; напоминания и просьбы.

Составитель деловых писем должен знать набор стандартных фраз.

Для объяснения мотивов того или иного действия и разных реакций, используются следующие выражения:

в связи со сложной политической ситуацией…;
в порядке проведения совместной работы…;
в ответ на Ваше обращение…;
в подтверждение нашей договоренности…;
в целях усиления ответственности…

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

просим оказать содействие…;
просим принять участие…;
прошу принять меры…;
прошу принять к сведению…;
прошу ликвидировать задолженность…

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

направляем информацию…;
возвращаем справочные материалы…;
высылаем подписанный с нашей стороны договор…

Письма-подтверждения начинаются словами:

мы подтверждаем…;
ЮУрГУ в лице ректора подтверждает…

В письмах-напоминаниях используются следующие модели:

напоминаем, что…;
напоминаем Вам, уважаемый…

Письма-приглашения начинаются со слов:

приглашаем принять участие в …;
приглашаем Вас и членов Вашего отдела…

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по следующим моделям:

ваше предложение отклоняется в связи с тем…;
на Ваше обращение вынуждены ответить отказом, потому что…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

убедительно просим Вас не задерживать ответ…;
надеемся, что наша просьба будет выполнена.

В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Здесь используются те же принципы, что и для составления писем-просьб.

Предыдущая статья Этикетные правила взаимоотношений между начальником и подчиненным

Статьи по теме